Bewoners kunnen rechtstreeks met hun probleem terecht bij het bemiddelingskantoor in hun buurt. Veelal worden zij daarnaar doorverwezen door een woningcorporatie, door de politie of door een andere wijkorganisatie. De projectleider voert het eerste gesprek met de aanmelder en legt uit wat buurtbemiddeling inhoudt en hoe het werkt. Het bemiddelingsteam bespreekt of de kwestie bemiddelbaar is. Is dat niet het geval, dan zorgt de projectleider voor een adequate doorverwijzing.
Het vrijwilligersteam kiest uit zijn midden twee bemiddelaars. Zij nemen contact op met beide partijen en praten met ieder van hen afzonderlijk. Als één van de buren geen gesprek wil, stopt de bemiddeling.
In een derde gesprek komen de buren samen aan tafel onder begeleiding van de bemiddelaars.
Vervolgens krijgen de buren een uitnodiging voor een gezamenlijk gesprek onder begeleiding van de bemiddelaars. Ieder krijgt om de beurt de ruimte om zijn eigen verhaal te vertellen. De bemiddelaars stimuleren dit proces. Door actief te luisteren en doorvragen zoeken zij naar de belangen achter de standpunten. Emoties horen bij conflicten en die mogen ook getoond worden, mits dat gebeurt met respect naar elkaar. Schelden, dreigen en discriminerende opmerkingen zijn taboe, dat hoort bij de bemiddelingsetiquette.
Bij een conflict spelen voor elke buur verschillende achtergronden, belangen en beweegredenen mee. Vaak klaart de lucht al op, als dat duidelijk wordt. Dit inzicht schept ruimte om met elkaar te praten over mogelijke oplossingen. De bemiddelaars bewaken dat niet één partij de ander zijn wil oplegt. Gelijkwaardigheid en evenwicht zijn belangrijke uitgangspunten. De bemiddelaars stimuleren de buren om er zelf uit te komen en samen een oplossing te bedenken. Een oplossing wordt dus niet aangedragen of opgelegd door de bemiddelaars. Als buren eenmaal weer in staat zijn om met elkaar te communiceren, dan komt de oplossing vaak vanzelf.